Een te laat betaalde factuur is een van de grootste cashflow-risico's voor ZZP'ers. Gemiddeld wachten ZZP'ers 32 dagen op betaling — bijna 2 dagen langer dan in 2019, en de trend is stijgend. Een vast herinneringsritme helpt: de meeste klanten betalen na de tweede herinnering, en de rest weet dat je het serieus neemt. Deze gids geeft je het standaard-ritme, de voorbeeldteksten, en de wettelijke grens.
Het standaard herinneringsritme
Voor de meeste ZZP-facturen (€100 - €5.000) werkt dit ritme het best:
- Dag 0: factuur verstuurd, betaaltermijn start
- Dag 14 of 30: betaaltermijn verstrijkt (afhankelijk van wat op de factuur staat)
- Dag +1 tot +7: eerste herinnering — vriendelijk, kort
- Dag +14 tot +21: tweede herinnering — zakelijk, met expliciete deadline
- Dag +30: aanmaning — formeel, eventueel met WIK-kosten
- Dag +45: laatste waarschuwing — sommatie, eventueel via een incassobureau
Voorbeeld: eerste herinnering (vriendelijk)
Beste [naam],
Ik hoop dat het goed met je gaat. Ik wilde even checken of
factuur [nummer] van [datum] ter waarde van € [bedrag] al
is voldaan. Volgens mijn administratie was de betaaltermijn
[gisteren / op [datum]].
Mogelijk is de factuur tussen de post gekomen of is er iets
misgegaan bij de overmaking. Geen probleem — als je een
betalingsbewijs of een nieuwe aanleverspecificatie nodig hebt,
laat het me weten.
Je kunt de factuur direct voldoen via deze link:
[ BETAAL VIA IDEAL ]
Alvast bedankt!
Met vriendelijke groet,
[jouw naam]Voorbeeld: tweede herinnering (zakelijk)
Beste [naam],
Op [datum] heb ik je een herinnering gestuurd voor factuur
[nummer] van [oorspronkelijke datum], ter waarde van € [bedrag].
Vandaag is het [huidige datum] en de betaling is nog niet
ontvangen.
Ik wil je verzoeken het openstaande bedrag van € [bedrag] vóór
[einddatum, 7 dagen na vandaag] over te maken op:
IBAN: [jouw IBAN]
t.n.v. [jouw bedrijfsnaam]
o.v.v. factuur [nummer]
Als de betaling binnen deze termijn is ontvangen, beschouw ik
deze zaak als afgedaan. Gebeurt dat niet, dan zie ik me genoodzaakt
een aanmaning te sturen waarin de wettelijke incassokosten
(€40 volgens WIK) in rekening worden gebracht.
Met vriendelijke groet,
[jouw naam]Voorbeeld: aanmaning (formeel)
AANMANING
Aan: [naam klant]
Adres: [adres]
Datum: [datum]
Betreft: Factuur [nummer] d.d. [factuurdatum]
Geachte heer/mevrouw [naam],
Ondanks eerdere herinneringen op [datum 1e herinnering] en
[datum 2e herinnering] is factuur [nummer], oorspronkelijk
verzonden op [factuurdatum] ter waarde van € [bedrag], nog
niet voldaan.
Ik sommeer u het openstaande bedrag van € [bedrag] te vermeerderen
met € 40,00 aan buitengerechtelijke incassokosten (overeenkomstig
de staffel in het Besluit vergoeding buitengerechtelijke
incassokosten), totaal € [totaal], binnen 14 dagen na dagtekening
dezer over te maken op:
IBAN: [jouw IBAN]
t.n.v. [jouw bedrijfsnaam]
o.v.v. factuur [nummer]
Indien het verschuldigde bedrag niet binnen de gestelde termijn
is ontvangen, draag ik de vordering over aan een incassobureau
en/of zal ik de zaak ter handhaving van mijn rechter voorleggen
aan de bevoegde kantonrechter. De verdere (incasso)kosten komen
voor uw rekening.
Met vriendelijke groet,
[jouw handtekening]
[jouw naam]
[jouw bedrijf]Wanneer een incassobureau inschakelen
Na de aanmaning is het redelijk om 14 dagen te wachten. Betaalt de klant dan nog niet, dan heb je drie opties: het inschakelen van een incassobureau, het zelf starten van een procedure bij de kantonrechter (voor vorderingen tot €25.000 is dat toegankelijk en goedkoop), of — als het bedrag klein is — afboeken en de klant op een interne zwarte lijst zetten voor toekomstige opdrachten. Welke keuze je maakt hangt af van het bedrag, de relatie, en hoeveel tijd je wilt investeren.
Veelgestelde vragen
Wanneer mag ik een herinnering sturen voor een factuur?
Zodra de betalingstermijn op de factuur is verstreken. Meestal is dat 14 of 30 dagen na de factuurdatum. Een herinnering dezelfde dag dat de termijn verstrijkt is niet onredelijk — wachten tot 7 dagen erna mag ook.
Hoeveel herinneringen mag ik sturen voor ik een aanmaning stuur?
Twee herinneringen zijn standaard: een vriendelijke eerste herinnering (1-7 dagen na verstrijken termijn) en een zakelijke tweede herinnering (14-21 dagen na verstrijken termijn). Bij geen reactie volgt een formele aanmaning, eventueel met de WIK-route (zie tekst).
Wat is de WIK-route?
WIK staat voor "Wet Incasso Kosten". Als je de aanmaning zelf stuurt, mag je €40 administratiekosten rekenen (vanaf het tweede herinneringsmoment, volgens de staffel in het Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten). De klant kan dit betwisten; in de praktijk wordt het zelden aangevochten voor kleine facturen.
Geschreven door Invosi Redactie.